Privacyverklaring

Privacyverklaring

Wij streven ernaar om uw privacy te respecteren en uw persoonsgegevens (data) te beschermen in overeenstemming met de huidige gegevensbeschermingswetten. Deze privacyverklaring legt uit hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen en vertelt u over uw privacy rechten.

 

We hebben de informatie opgesplitst in hoofdstukken zodat u kunt doorklikken naar de onderdelen die u nodig heeft.

1. Over ons en onze privacyverklaring

2. De persoonsgegevens die we gebruiken

3. Hoe we uw persoonsgegevens gebruiken

4. Informatie over marketing

5. Met wie we uw persoonsgegevens delen

6. Veiligheid en fraudepreventie

7. Het delen van persoonsgegevens overzees

8. Hoe lang we uw persoonsgegevens bewaren

9. Uw wettelijke rechten

10. Hoe neemt u contact met ons op of dient u een klacht in

11. Website gebruik en cookies

12. Onze vertegenwoordiger in de Europese Unie

13. Veranderingen aan deze privacyverklaring

 

 

1. Over ons en onze privacyverklaring

Deze verklaring legt uit hoe wij, Royal Mail Group Limited, uw persoonsgegevens gebruiken.

 

Persoonsgegevens is informatie die betrekking heeft op een persoon die erdoor is, of kan worden geïdentificeerd. Voorbeelden kunnen de naam van een persoon, adres, e-mailadres en andere persoonsgegevens omvatten.

 

Royal Mail Group Limited omvat de Royal Mail en Parcelforce Worldwide bedrijven. De persoonsgegevens van u die wij gebruiken omvat:

  • Gegevens die we over u verzamelen wanneer u onze websites en apps gebruikt
  • Geleverde informatie als u onze diensten ontvangt of gebruikt, en
  • Informatie die we van andere bronnen ontvangen.

 

Wij zullen normaal gesproken de ‘gegevensbeheerder’ zijn, verantwoordelijk voor hoe en waarom wij persoonsgegevens gebruiken.  We zullen soms persoonsgegevens gebruiken namens een andere organisatie, als de ‘gegevensverwerker’ van die organisatie. In dit geval, zal de andere organisatie u uitleggen hoe uw persoonsgegevens gebruikt zouden kunnen worden.

 

Ons adres is:

Royal Mail Group Limited

100 Victoria Embankment

London

EC4Y 0HQ.

 

Wanneer u onze producten of diensten gebruikt of ontvangt, dan zullen we u soms verdere informatie moeten geven over hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken.

 

Deze privacyverklaring is van toepassing als u één van onze producten of diensten gebruikt. Dit omvat het gebruik van al onze websites (zoals royalmail.com, royalmailgroup.com of parcelforce.com) of apps. Dit beleid is ook van toepassing als u contact met ons opneemt of als wij contact met u opnemen over onze diensten via post, telefoon, e-mail, sms, pushberichten (automatische berichten door apps gestuurd) of andere methodes (inclusief berichten op websites en social-media platformen)

 

2. De persoonsgegevens die we gebruiken

 

Wij gebruiken verschillende types van persoonsgegevens. Dit omvat informatie die u ons geeft en informatie die we creëren als we diensten aan u of andere klanten aanbieden of als u interactie met ons heeft op andere manieren (bijvoorbeeld, als u bezorgingen aan ons levert). Het kan ook informatie omvatten die u ons geeft over een ander persoon.

 

De onderstaande tabel geeft meer details over de persoonsgegevens die we gebruiken en hoe wij het verkrijgen.

 

Gegevenstypes

Wat het inhoudt

Waar we het verkrijgen

Uw Identiteit en Contactgegevens

. Hieronder vallen:

  • uw naam
  • uw adres en andere bezorgingslocaties (inclusief GPS-coördinaten en locaties op de kaart), en
  • andere contact informatie, zoals uw e-mailadres en telefoonnummers.

 

Het kan ook andere identificatiemiddelen bevatten zoals:

  • tracking nummers, barcodes en referentie nummers op poststukken die we verzamelen of bezorgen, en
  • gegevens van ieder elektronisch apparaat wat u gebruikt om toegang tot onze diensten te krijgen, zoals het IP-adres en besturingssysteem.

Als u voor één van onze bedrijfsrelaties werkt, dan registreren wij:

  • uw bedrijfsnaam
  • uw positie in het bedrijf, en
  • het bedrijfsadres, e-mailadres en telefoonnummers.

 

Als u voor een organisatie werkt die diensten aanbiedt of met ons werkt, dan registreren wij:

  • de naam van uw organisatie
  • uw positie in de organisatie, en
  • het adres van de organisatie, e-mailadres en telefoonnummers

Wij kunnen ook contactgegevens verzamelen van kinderen die onze diensten gebruiken of ontvangen.

U voorziet ons van deze informatie wanneer u:

  • direct contact met ons opneemt
  • onze websites of apps gebruikt
  • één van onze formulieren invult
  • online een dienst van ons aanvraagt, of
  • onze diensten gebruikt of ontvangt. 

 

Als u toegang tot onze diensten krijgt via een smart-speaker of soortgelijke technologie, dan kunnen wij deze informatie van het bedrijf ontvangen wat deze technologie aanbiedt.

 

Wij verzamelen ook een deel van deze gegevens als we barcodes scannen op artikelen in ons netwerk.

 

Soms ontvangen wij deze persoonlijke gegevens van andere mensen en organisaties, zoals:

  • mensen die post naar u sturen
  • organisaties die ons vragen om een afhaling te regelen van of bezorging aan u, en
  • openbare bronnen zoals de kiezerslijst.

 

We kunnen ook gegevens van kinderen verzamelen als het kind op uw aanvraag is inbegrepen voor onze Doorzendservice, iemand stuurt het kind een brief of pakket, of een kind gebruikt één van onze diensten. Inclusief wanneer kinderen brieven aan de Kerstman sturen, of van huis of school.

 

 

 

Financiële gegevens

Hieronder vallen:

  • gegevens van de kosten van producten en diensten die u heeft gekocht
  • gegevens van uw betalingen, en
  • uw betaal informatie, zoals creditcard, of betaalpas details.

 

 

U voorziet ons van deze informatie wanneer u onze diensten gebruikt of een betaling ontvangt.

 

Wij kunnen ook deze informatie van andere organisaties ontvangen zoals banken en kredietinformatiebureaus (bijvoorbeeld, als zij toestemming verlenen voor een betaling van u of ons helpen uw identiteit te controleren.

Marketing voorkeuren

Dit is de informatie die wij hebben over uw voorkeuren voor het ontvangen van onze marketing.

 

Wij slaan deze informatie op wanneer u contact met ons opneemt (bijvoorbeeld, als u één van onze diensten aanvraagt of zich op één van onze websites registreert). U kunt uw marketing voorkeuren te allen tijde updaten.

 

Klantengegevens

Dit zijn onze gegevens van de producten en diensten die u heeft gebruikt, inclusief:

  • gegevens van brieven en pakketten die u heeft gestuurd, als u een account bij ons heeft, of
  • de naam en adres wat u opgaf als de afzender van een brief of pakket.

 

U verstrekt veel van deze informatie wanneer u onze diensten gebruikt. Wij zullen ook deze informatie opslaan terwijl wij onze diensten verlenen.

 

 

 

 

Adres geschiedenis

Dit is uw oude adres en uw nieuwe adres wanneer u een Doorzendservice regelt.

 

 

 

 

U verstrekt deze informatie als deel van uw aanvraag voor de Doorzendservice. We kunnen deze informatie ook van iemand anders in uw huishouden ontvangen als zij de service aanvragen.

Andere adresgegevens

In beperkte gevallen kan een bezorgadres persoonsgegevens bevatten (bijvoorbeeld, als een huisnaam de achternaam van de bewoner bevat).

 

De Ofcom regelgeving verklaart dat we poststukken niet naar sommige adressen hoeven te bezorgen, of poststukken daar op te halen. We bewaren gegevens van deze adressen en de redenen waarom onze normaal gesproken verplichtingen niet van toepassing zijn.

Wij kunnen deze adresgegevens van u of van de plaatselijke gemeente ontvangen.

 

 

 

Contact geschiedenis en gegevens van vragen, klachten en vorderingen

Dit zijn gegevens van elke vraag, klacht of vordering die u bij ons heeft ingediend. De gegevens kunnen omvatten:

  • kopieën van brieven, e-mails en telefoonopnames
  • de gegevens van uw vraag, opmerking of klacht (inclusief gevoelige informatie, bekend als ‘speciale categoriegegevens’, zoals informatie over uw gezondheid religie of etnische achtergrond)
  • alle andere informatie die we nodig hebben om de zaak te behandelen en u te antwoorden, en
  • de resultaten van uw vraag, opmerking of klacht.

U verstrekt sommige van deze informatie wanneer u uw vraag, klacht of vordering indient. We zullen ook sommige informatie opnemen terwijl we de zaak behandelen.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bewijs van bezorging informatie

Dit zijn gegevens van bezorging, inclusief de naam en adres van de persoon die de bezorging van een poststuk aanneemt en elke handtekening die deze persoon ons geeft.

U verstrekt deze informatie als u een bezorging van een poststuk aanneemt, inclusief wanneer u een bezorging aanneemt van een poststuk voor iemand anders.

 

Internationale verzendingsgegevens

 

Dit is informatie met betrekking tot internationale brieven en pakketten. Hieronder vallen:

  • de naam en adres van de persoon die het poststuk verzendt
  • de naam en adres van de person die het poststuk ontvangt, en
  • gegevens van de inhoud van het poststuk.

Wij kunnen deze informatie van de overzeese posterijen of vervoerders ontvangen als u een brief of pakket van overzee ontvangt.

 

Als u een brief of pakket overzee stuurt, dan moet u ons mogelijk deze informatie voor bezorging doeleinden geven, douane en belasting doeleinden, of veiligheidscontrole.

 

Ontvangers-informatie

Hieronder vallen gegevens van brieven of pakketten aan u geleverd en de diensten gebruikt door de afzender.

 

We gebruiken uw naam en adres om poststukken voor u op te halen, te sorteren, te traceren en te bezorgen.

De afzender kan ons ook andere informatie geven, zoals uw telefoonnummer of e-mailadres, zodat we u in staat kunnen stellen om uw zending te volgen.

Wij ontvangen deze informatie van de afzender of verzamelen het van de gegevens bijgevoegd aan de buitenkant van de brieven en pakketten in ons netwerk.

 

Wij kunnen deze informatie ook van de overzeese posterijen of vervoerders ontvangen als het poststuk van overzee naar u is gestuurd.

 

Opnames van u

 Hieronder vallen:

  • beelden opgenomen op CCTV en andere apparatuur gebruikt om onze klanten, medewerkers en eigendom te beschermen, en
  • opgenomen telefoongesprekken gemaakt voor trainingsdoeleinden of voor andere gegevens.

Wij kunnen beelden van u opnemen als u een locatie bezoekt waar zich CCTV bevindt. We kunnen ook telefoongesprekken tussen u en ons opnemen.

 

Beelden van u of de bezorgingslocatie van uw keuze

Hieronder vallen:

  • foto’s van u of andere mensen (bijvoorbeeld, als een beeld is ge-upload om afgedrukt te worden op een product of zegel), en
  • foto’s van bezorgingslocaties

U of andere mensen kunnen ons deze beelden sturen.

 

We kunnen ook foto’s maken van locaties die u heeft geïdentificeerd als voor ons veilig zijnde om pakketten naar te bezorgen.

Legitimatiebewijs

Dit is een registratie van alle leeftijdscontroles die zijn uitgevoerd als poststukken niet geleverd kunnen worden aan mensen onder een bepaalde leeftijd.

Wij kunnen een registratie vastleggen dat u de juiste leeftijdsvereisten heeft voor een poststuk wat we hebben bezorgd.

Online Verkopers

Voor sommige van onze diensten hebben we toegang tot uw account nodig met online verkopers of andere websites.

Als u ons toestemming geeft tot toegang van uw accountgegevens, dan ontvangen wij gegevens van u, de website of beide.

 

 

 

3. Hoe gebruiken we uw persoonsgegevens

 

Onder de gegevensbeschermingswet, kunnen we alleen uw persoonsgegevens gebruiken als we een ‘wettelijke reden’ (oprechte wettelijke reden) hebben om dit te doen. De onderstaande tabel verklaart en legt elke wettelijke reden uit waar we op vertrouwen en het doel voor het gebruik van uw persoonsgegevens. Meer dan één wettelijke reden kan van toepassing zijn wanneer we uw persoonsgegevens gebruiken voor een bepaald doel, dus de tabel verklaart de relevante redenen:  

 

Wanneer

Waarom

U diensten aanbieden als we een contract met u hebben. Hieronder vallen:

  • de noodzakelijke stappen nemen om er zeker van te zijn dat uw post bezorgd wordt
  • het sturen van dienst berichten en updates
  • verstrekken van bewijs van verzending of ontvangst, en
  • het openen van een account voor u (inclusief om onze apps te gebruiken).

 

U diensten aanbieden als u ons heeft betaald om dit te doen maar we hebben geen contract of overeenkomst met u in plaats. Hier onder vallen:

  • de noodzakelijke stappen nemen om er zeker van te zijn dat uw post is bezorgd of geretourneerd naar de afzender
  • het sturen van berichten en updates, en
  • het verstrekken van bewijs van versturen of ontvangst.

 

Sommige van onze producten en diensten hebben speciale algemene voorwaarden die bekend zijn als ‘regelingen’. Deze regelingen betekenen dat we geen individuele contracten nodig hebben met elke klant die deze producten of diensten gebruikt. U kunt meer informatie vinden op  www.royalmail.com/non-contract-terms-and-conditions

 

Contract – We moeten uw gegevens gebruiken om u deze diensten aan te bieden in overeenstemming met dat contract

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Gerechtvaardigd belang – We moeten uw gegevens gebruiken om u de diensten aan te bieden waar u voor heeft betaald.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Het aanbieden van postdiensten aangevraagd door een andere persoon of organisatie (bijvoorbeeld, als iemand u een brief of pakket stuurt), dan gebruiken we uw gegevens om het te bezorgen of terug te sturen, u in staat te stellen het te traceren of bezorgingsupdates aan te bieden). Deze diensten omvatten:

  • de nodige maatregelingen nemen om te zorgen dat uw post bezorgd of teruggestuurd wordt naar de afzender
  • veranderingen maken voor een geplande bezorging (zoals de tijd of bezorgingsplaats)
  • bevestiging aan de afzender waar en wanneer het poststuk was bezorgd.
  • contact met u opnemen om te bevestigen of u een poststuk heeft ontvangen als de afzender beweert dat dit wellicht niet het geval is, en het regelen om een brief of pakket bij u op te halen

 Gerechtvaardigd belang – We moeten uw gegevens gebruiken om deze diensten aan te bieden

U voorzien van:

  • diensten die u in staat stellen om bezorgingen van brieven en pakketten te beheren
  • diensten die u in staat stellen om andere opties te beheren, inclusief het maken van veranderingen aan een geplande bezorging, en
  • informatie over uw verzendgeschiedenis, uw adres en locaties die u heeft opgezocht via het gebruik van onze diensten.

Gerechtvaardigd belang en toestemming – We moeten uw gegevens gebruiken om deze diensten te kunnen aanbieden. De algemene voorwaarden van de dienst zal uitleg geven wanneer wij uw toestemming nodig hebben om uw gegevens voor een specifiek doel te gebruiken, en hoe hiervoor toestemming te geven

 

Verwerking van betalingen en terugbetalingen voor onze diensten.

 

Contract – Wij moeten uw gegevens gebruiken om de betalingen en terugbetalingen te verwerken in overeenstemming met ons contract met u.

De nodige maatregelingen nemen als u een pakket heeft geaccepteerd namens iemand anders (zoals de buren). Dit kan het gebruik van uw gegevens omvatten om:

  • de bezorging af te ronden
  • uw gegevens aan de afzender sturen en aan de persoon aan wie het poststuk was gestuurd, om hen te laten weten dat u het poststuk heeft, en om de bezorging goed te kunnen traceren binnen de postdienst

Gerechtvaardigd belang en toestemming – Wij moeten uw gegevens gebruiken om deze diensten te kunnen aanbieden. De algemene voorwaarden van de dienst zal uitleg geven wanneer wij uw toestemming nodig hebben om de gegevens voor een specifiek doel te gebruiken, en hoe deze toestemming te geven.

Het aanbieden van bezorgings-updates aan de afzender en aan de persoon aan wie het poststuk was gestuurd, als deel van onze track en trace diensten.

Gerechtvaardigd belang – We moeten toezicht houden op onze bezorgingsdiensten om ze te verbeteren en om betere informatie aan onze klanten te bieden.

Het behandelen van vragen, klachten of claims en u de gelegenheid te geven om onze diensten te voorzien van reviews.

 

Gerechtvaardigd belang – We kunnen uw gegevens gebruiken om ons te helpen met het behandelen van vragen, klachten en claims door u ingediend of door iemand anders.

Het verstrekken van gegevens aan zakelijke klanten en aan de regering van het VK.

 

We moeten uw gegevens delen om de interesse van zakelijke klanten en de regering van het VK te steunen. Hieronder vallen:

  • het helpen van bedrijven om nauwkeurige, up-to-date adressen voor hun klanten te houden
  • het helpen van bedrijven voor het richten van hun marketing, en
  • het helpen van bedrijven en de regering van het VK om identiteiten te controleren en om fraude te voorkomen.

Gerechtvaardigd belang – Onze zakelijke klanten en de regering van het VK hebben een Gerechtvaardigd belang om de gegevens op deze manier te gebruiken, en wij hebben een Gerechtvaardigd belang om hen te steunen. 

Marketing van onze producten en diensten aan klanten en toekomstige klanten. Hieronder kan vallen:

  • competities en promoties organiseren
  • er zeker van zijn dat als u op onze onlineadvertenties klikt, u naar de juiste wegpagina wordt gelinkt, en
  • het controleren hoe effectief onze advertenties zijn (bijvoorbeeld, door toezicht te houden of u onze apps downloadt of onze website bezoekt nadat u op één van hen heeft geklikt).

 

Gerechtvaardigd belang en toestemming – We kunnen uw gegevens gebruiken om u marketinginformatie te sturen over onze producten en diensten met u. In sommige gevallen zullen we u om toestemming vragen voordat we u marketing toesturen.

 

U heeft altijd het recht om zich af te melden voor het ontvangen van marketinginformatie wat specifiek naar u wordt gezonden. Zie sectie 4 hieronder voor meer informatie over marketing.

Het verbeteren van de ervaring van onze klanten met onze diensten en websites. Bijvoorbeeld, we gebruiken informatie over uw bezoeken op onze websites om ons te helpen begrijpen hoe verschillende mensen ze gebruiken en hoelang ze op bepaalde pagina’s blijven.

Gerechtvaardigd belang – We gebruiken uw gegevens om ons te helpen begrijpen hoe u onze diensten gebruikt zodat we ze kunnen verbeteren.

 

Het uitvoeren van marktonderzoek en analyse om huidige diensten te verbeteren en nieuwe te ontwikkelen. Bijvoorbeeld, we kunnen nieuwe post- of gegevensdiensten voor zakelijke klanten ontwikkelen om hen te helpen hun adressen database up-to-date te houden, het identificeren en het voorkomen van fraude en identiteiten te controleren, of op hun marketing te richten.

Gerechtvaardigd belang en wettelijke verplichting – We moeten uw gegevens gebruiken om de producten en diensten die we aanbieden, te verbeteren en om nieuwe diensten te ontwikkelen voor u en andere klanten. Hierbij kunnen wij betrokken zijn, of een markt research organisatie die voor ons werkt, en contact met u opneemt voor feedback over onze diensten. We moeten uw gegevens ook gebruiken om ons te helpen de regelgeving te volgen, inclusief om de klantentevredenheid te controleren.

 

 

Het handhaven van veiligheid, fraude voorkomen en het witwassen van geld, en actie ondernemen tegen oplichters en andere criminelen. Hieronder vallen:

  • het identificeren en het stoppen van illegale oplichtings- post
  • het gebruik van krediet checks, en

 

 

 

  • het gebruik van persoonsgegevens om juridische procedure te steunen of verdedigen, inclusief als bewijs in rechtszaken

 

 

 

 

Douane- en belastingdoeleinden, en veiligheidsonderzoek, voor overzeese poststukken.

 

 

 

 

 

 

Gerechtvaardigd belang – We moeten soms uw gegevens gebruiken om rechten, eigendom en persoonlijke veiligheid te beschermen.

 

Zie onderstaand sectie 6 voor meer informatie over veiligheid en het voorkomen van fraude.

 

 

 

 

 

 

 

 

Wettelijke verplichting – We moeten persoonsgegevens gebruiken om ons te helpen inkomsten- en douanevoorschriften na te komen en om de post in ons netwerk te beschermen

Het voorkomen en opsporen van misdaad, inclusief het gebruik van CCTV om onze klanten, medewerkers en eigendom te beschermen

Gerechtvaardigd belang – Wij moeten soms persoonsgegevens gebruiken om:

  • de rechten, het eigendom en persoonlijke veiligheid van ons personeel en klanten te beschermen, en
  • de poststukken in ons netwerk veilig te houden. 

 

We kunnen deze informatie ook gebruiken in onderzoeken en juridische procedure gerelateerd tot ieder opgespoord misdrijf, inclusief als bewijs in juridische geschillen en gerechtelijke procedures.

 

Het voorkomen van illegaal of onbevoegd delen of verwerken van persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie.

 

Gerechtvaardigd belang – Wij moeten soms de communicaties tussen onze medewerkers en anderen controleren en blokkeren om de veiligheid van persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie te beschermen.

 

Wettelijke Vereisten tegemoetkomen (bijvoorbeeld, onder de postdiensten wet, moeten wij het Postcode Adres Bestand onderhouden en het beschikbaar maken voor mensen en organisaties die het onder bepaalde voorwaarden willen gebruiken).

 

 

 

 

 

Onze werknemers beschermen

 

Wettelijke verplichting – Wij kunnen uw gegevens gebruiken om ons te helpen onze wettelijke en regelgevende verantwoordelijkheden als postexploitanten uit te voeren en onder de gezondheids- en veiligheidswetgeving.

 

 

 

 

 

Gerechtvaardigd belang en wettelijk verplichting – Wij kunnen misschien uw gegevens gebruiken om ons te helpen om aan de gezond- en veiligheidswetgeving te voldoen en onze wettelijke verplichting om onze werknemers te beschermen.  Hieronder valt het identificeren van adressen waar we niet bezorgen of ophalen.

 

 

 

4. Informatie over marketing

 

Marketing

We willen graag met u in contact blijven, via post, e-mail, telefoon, social media of online, over onze producten, diensten en aanbiedingen die u wellicht interesseren. U kunt kiezen of u deze communicaties wilt ontvangen en u kunt zich te allen tijde afmelden.

 

We hebben een gerechtvaardigd belang in het promoten van onze producten en diensten, maar als u ons vraagt om u geen marketingcommunicaties te sturen, dan zullen we ze niet sturen. In het bijzonder, als we contact informatie verzamelen wat we graag willen gebruiken om u marketing te sturen, dan geven we u de mogelijkheid, tegen die tijd, om ons te vertellen het niet te sturen.

 

 

 

Ervoor zorgen dat onze marketing berichten relevant voor u zijn

We willen er zeker van zijn dat de informatie die we u over onze producten en services sturen, relevant is voor u. Om dit te doen, kunnen we uw persoonsgegevens gebruiken om ons te helpen uw interesses beter te begrijpen. We kunnen ook gegevens van uw computer, laptop, smartphone of tablet (inclusief het IP-adres) gebruiken om te controleren of u naar de juiste webpagina wordt gelinkt na het klikken op één van onze onlineadvertenties. Als u onze websites bezoekt, dan kunnen we ook cookies gebruiken om ons te vertellen welke marketing naar u te sturen. Zie aub sectie 11 hieronder voor informatie over cookies.

 

Deze benaderingen helpen ons om onze communicaties meer relevant en interessant voor u te maken. Om naar de webpagina’s te kijken die u heeft bezocht en de dingen die u heeft gekocht, helpen ons om u als klant beter te begrijpen en het staat ons toe om persoonlijke diensten, inhoud, communicaties en onlineadvertenties aan te bieden. We kunnen ook meten hoe u reageert op onze marketingcommunicaties om ons te helpen begrijpen hoe effectief ze zijn en u producten en diensten aan te bieden die beter op u afgestemd zijn.

 

Als u niet wilt dat wij onze marketing berichten op deze manier voor u persoonlijk maken, dan kunt u zich afmelden voor het personaliseren. Als u dit doet, dan zullen wij u geen marketingcommunicaties meer sturen. Zie aub sectie 11 hieronder om meer te weten over hoe u kunt bepalen of wij cookies in marketing naar u toe gebruiken.

 

Uw marketing voorkeuren veranderen

U kunt uw marketing voorkeuren ten alle tijden veranderen. U kunt dit doen:

  • online
  • via de telefoon
  • door het gebruik van de ‘afmelden’ link in onze marketing e-mails
  • door met STOP te antwoorden naar onze marketing sms-berichten
  • via onze apps, of
  • door ons op elk moment te schrijven.

Als u zegt dat u geen marketing-informatie van ons wilt ontvangen, dan zal dit u beletten om aanbiedingen te ontvangen of om over andere producten te vernemen die wellicht interessant voor u kunnen zijn.

 

Als u zich geregistreerd heeft via onze royalmail.com website, dan kunt u uw marketing voorkeuren online, te allen tijden, via het ‘Mijn Account’ gedeelte van de website veranderen op www.royalmail.com/user/login.

 

 

Parcelforce Worldwide accountklanten kunnen hun voorkeuren via het ‘Mijn Profiel’ gedeelte van de Parcelforce Worldwide website veranderen op www.parcelforce.com/user/login.

 

U kunt ook contact opnemen met ons Informatie Rechten en Bestuur Team (information.rights@royalmail.com) om ons te vragen om te stoppen met het sturen van marketing e-mails, brieven of andere vormen van direct marketing.

 

 Services-informatie

We kunnen u communicaties sturen over de dienst die u gebruikt. Bijvoorbeeld, we sturen onze klanten bestelling bevestigingen, bezorgingsupdates, facturen en bericht van veranderingen aan onze voorwaarden of prijzen.

Als u kiest om zich af te melden van marketing, dan kunnen wij u nog steeds dit soort informatie sturen.

 

Communicatie voorkeuren

Als u kiest om de app berichten op uw telefoon uit te zetten, dan kunt u nog steeds berichten en andere services-berichten van ons op een andere manier ontvangen. (bijvoorbeeld via sms, e-mail of brief).

 

Markt research

We willen graag uw standpunten horen omdat dit ons kan helpen onze producten en diensten te verbeteren. Dus, van tijd tot tijd kunnen we contact met u opnemen om markt research of een questionnaire uit te voeren of een markt research organisatie die voor ons werkt, vragen dat te doen. U heeft altijd de keuze of u deelneemt in onze markt research.

 

5. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

 

Onze werknemers en vertegenwoordigers

Onze werknemers, of vertegenwoordigers die namens ons optreden, kunnen uw gegevens gebruiken voor doeleinden uiteengezet in bovenstaande secties 3 en 4. Bijvoorbeeld, als u contact met ons opneemt met een vraag of klacht, dan zullen de medewerkers van onze klantenservice team uw informatie zien.

 

Klanten

Wij delen uw persoonsgegevens met onze klanten als wij hen diensten aanbieden waarbij u betrokken bent. Bijvoorbeeld, als een klant heeft geregeld dat een poststuk naar u toe gestuurd wordt, dan geven wij hun bezorgings-updates en bewijs dat het bezorgd is. Dit bewijs kan bevestigen waar we het poststuk hebben bezorgd en iedere handtekening tonen van de persoon die het poststuk heeft ontvangen.

 

Online winkel platforms

Als u portokosten via een online winkel platform koopt zoals eBay of Amazon, of als we poststukken bezorgen die u van hen heeft gekocht, dan kunnen we uw persoonsgegevens met hen delen om updates aan te bieden over de locatie van een poststuk en bewijs van ontvangst.

 

Andere organisaties

Wij kunnen uw gegevens delen met andere organisaties als dit nodig is als deel van services aan u of hen. Bijvoorbeeld, we kunnen informatie delen met onze technologie providers en met het Postkantoor zodat u toegang heeft tot onze diensten (bijvoorbeeld bij het ophalen van een brief of pakket bij uw plaatselijke Postkantoor). Als u toegang tot onze diensten heeft via een smart-speaker of een soortgelijke technologie, dan kunnen we ook uw gegevens delen met organisaties die deze technologie aanbieden zodat u deze diensten kunt ontvangen. Wij zullen ook onze app providers informeren als u één van onze apps heeft gedownload.

 

Wij kunnen ook uw persoonsgegevens delen met andere organisaties voor juridische redenen, om misdaad te voorkomen of op te sporen, of om iemands rechten, eigendom of veiligheid te beschermen. Deze organisaties omvatten de politie, wetshandhavingsinstanties en fraudebestrijdingsinstanties. Dit kan het vertellen van andere organisaties over adressen waar we niet willen bezorgen of ophalen, omvatten.

 

Als u onze Doorzendservice gebruikt, tenzij u ons vraagt het niet te doen, dan kunnen we soms informatie over u verkopen om organisaties te helpen hun contact gegevens te updaten, of zodat specifieke types organisaties u aanbiedingen kunnen sturen waarin mensen die verhuizen mogelijk geïnteresseerd zijn. U vindt meer gegevens, inclusief informatie over hoe u kunt kiezen zodat wij uw informatie niet verkopen, in de algemene voorwaarden voor onze Doorzendservice.

 

We kunnen uw naam, contact gegevens (zoals uw e-mailadres), en gegevens van uw aankopen bij ons, aan organisaties die ons helpen met markt research doorgeven.

 

 

 

Posterijen en overzeese vervoerders

Wij zullen uw persoonsgegevens met overzeese posterijen en vervoerders delen. Als u een brief of pakket overzees stuurt of een poststuk van overzees ontvangt, dan zullen wij de benodigde informatie voor douanes en belastingdoeleinden of voor veiligheidsonderzoek verstrekken. Deze informatie omvat normaal gesproken:

  • de naam en het adres van de afzender
  • de naam en het adres van de person die het poststuk ontvangt, en
  • gegevens van de inhoud van het poststuk.

 

Wettelijk vereiste informatie of regulering

Indien vereist door enige wet of regulering, dan kunnen wij persoonsgegevens delen met regelgevende instanties zoals de Informatie Commissaris.

 

 

6. Beveiliging en het voorkomen van fraude

Wij kunnen enkele persoonsgegevens die wij over u bewaren, delen met fraudepreventie organisaties, die het zullen gebruiken om fraude en het witwassen van geld te voorkomen en uw identiteit te bevestigen. Als fraude wordt ontdekt, dan zou u bepaalde diensten, financiën, of werkgelegenheid geweigerd kunnen worden. Verdere gegevens van hoe wij uw informatie zullen gebruiken, de fraudepreventie organisaties, en uw gegevensbeschermingsrechten, kan gevonden worden op www.cifas.org.uk/fpn.

 

Royal Mail Group en andere organisaties kunnen uw persoonsgegevens ook gebruiken om fraude en het witwassen van geld te voorkomen wanneer, bijvoorbeeld:

  • het controleren van gegevens op aanvragen voor krediet en krediet-gerelateerde of andere voorzieningen
  • het beheren van krediet en krediet-gerelateerde accounts of voorzieningen
  • schuldvordering
  • het controleren van gegevens op voorstellen (aanvragen) en claims voor alle type verzekeringen
  • het controleren van gegevens van sollicitaties en werknemers, en
  • identificering en het voorkomen van illegale oplichtingspost.

 

Wij en andere organisaties zullen ook de informatie vastgelegd door fraudepreventie organisaties van andere landen gebruiken.

 

 

Nieuwe zakelijke klanten

Als u een nieuwe zakelijke klant bent die een aanvraag indient voor een krediet account, dan kunnen we enkele van uw persoonsgegevens aan de TransUnion International UK Limited geven, een kredietinformatiebureau die services aanbiedt zoals het controleren van kredietrisico en betaalbaarheid, fraudepreventie, preventie van het witwassen van geld, bevestigen van identiteiten en het traceren van schulden.

 

TransUnion zal uw persoonsgegevens gebruiken om diensten aan ons en hun andere klanten aan te bieden. We gebruiken hun diensten om uw kredietwaardigheid te beoordelen en de geschiktheid van producten, uw identiteit te controleren, uw account te beheren, schulden opsporen en innen, en het voorkomen van criminele activiteit zoals fraude en het witwassen van geld. Er is meer informatie over TransUnion en hoe zij uw persoonsgegevens gebruiken en delen in hun privacyverklaring hier.

 

7. Het delen van persoonsgegevens overzee

 

We kunnen uw persoonsgegevens overzee delen als wij, of een andere buitenlandse organisatie ze nodig heeft voor één van de redenen hierboven genoemd. Bijvoorbeeld, als u een brief of pakket overzee stuurt, dan kunnen we uw gegevens met de overzeese postbedrijven delen.

 

Als we een serviceprovider of een overzee gebaseerde technologie provider gebruiken, dan kunnen we uw persoonsgegevens met hen delen (bijvoorbeeld, om het product of service waar u voor heeft gevraagd, aan te bieden, uw betalingsgegevens te verwerken of om steun services aan te bieden).

 

We zullen erop toezien dat uw persoonsgegevens beschermd zijn namens de wet en via een contract dat in overeenstemming is met de wet in het VK.

 

8. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens

 

Wij bewaren uw gegevens alleen voor zolang wij het moeten gebruiken. Dit zal afhangen van het product of de service die wij aanbieden. Er kunnen ook wettelijke vereisten zijn voor ons om uw gegevens voor een bepaalde tijd te bewaren.

 

9. Uw wettelijke rechten

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

 

Het recht om geïnformeerd te worden

Wij zullen u informatie geven over hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken op het moment dat wij ze van u verzamelen (bijvoorbeeld, als u een account opent of een service online aanvraagt), of via privacyverklaringen zoals deze.

 

Het recht om uw persoonsgegevens te bekijken

U heeft het recht om een kopie te krijgen over uw persoonsgegevens en gegevens over hoe wij het gebruiken.

 

U kunt gegevens opvragen over de persoonsgegevens die wij over u bewaren om contact op te nemen met onze Informatie Rechten en Bestuur Team (information.rights@royalmail.com). We kunnen bewijs van uw identiteit nodig hebben. Het zal ook nodig zijn om ons te vertellen over welke informatie en gebruik van uw gegevens u wilt weten (bijvoorbeeld, welke van onze diensten waren betrokken en wanneer we de gegevens mogelijk gebruikt hebben). We kunnen u ook vragen om een vrijwillige aanvraag in te vullen om ons te helpen uw identiteit te bevestigen en de informatie die u nodig heeft, te traceren.

 

 

Het recht om uw gegevens gecorrigeerd te hebben

U heeft het recht om uw gegevens gecorrigeerd te hebben als het verkeerd, of niet compleet is.

 

We zullen ons best doen om er zeker van te zijn dat uw persoonsgegevens correct en up-to-date zijn. Echter, we vertrouwen op u om te controleren dat sommige van de informatie die we over u bewaren, correct en up-to-date is. Aub laat ons weten over alle veranderingen van uw informatie (bijvoorbeeld, door het updaten van uw accountgegevens op onze websites).

 

Het recht om bezwaar te maken

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen een bepaald gebruik van uw persoonsgegevens, zoals voor marketing (zoals omschreven in sectie 4 hierboven). Echter, als de wet ons toestaan om uw gegevens verder te kunnen blijven gebruiken, dan kunnen wij dat doen.

 

Het recht om uw gegevens te hebben verwijderd

U heeft het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens uit ons bestand te verwijderen als er voor ons geen wettelijke reden is om het te blijven gebruiken. Echter, als er een wettelijke reden is voor ons om het te gebruiken, dan zullen wij niet in staat zijn om het te verwijderen.

 

Het recht om het gebruik van uw gegevens te beperken

U heeft het recht om het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken als:

  • u van mening bent dat het niet accuraat is en het gecontroleerd moet worden
  • u het niet eens bent met onze wettelijke redenen voor het gebruik van uw gegevens en wilt dat wij het gebruik heroverwegen
  • we gebruiken uw gegevens illegaal, maar u wilt niet dat het verwijderd wordt, of
  • we hebben de gegevens niet meer nodig, maar u wilt dat wij het bewaren voor de doeleinden van een rechtsvordering.

 

Het recht om uw gegevens over te dragen

U heeft het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens naar een andere organisatie te over te dragen. We moeten dit doen als de overdracht, zoals de gegevensbeschermingswet voorschrijft, ‘technisch mogelijk’ is.

Dit recht heeft alleen betrekking tot persoonsgegevens die u ons heeft gegeven en die we gebruiken, of met uw toestemming, of om een contract te honoreren die wij met uw hebben.

 

Het recht om uw toestemming voor het gebruik van persoonsgegevens in te trekken

Als u toestemming heeft gegeven dat wij uw persoonsgegevens op een bepaalde manier kunnen gebruiken, dan kunt u die overeenkomst te allen tijde intrekken.

 

Voor ondersteuning met betrekking op uw persoonsgegevensrechten, aub neemt u contact op met onze Informatie Rechten en Bestuur Team op information.rights@royalmail.com.

 

De Informatie van het Commissaris Kantoor voorziet van alle gegevens van uw gegevensbeschermingsrechten. Er is meer informatie op op hun eigen website.

 

 

Covid-19 verstoring

Wij nemen de rechten die hierboven omschreven worden zeer serieus en zullen altijd streven om elk verzoek van u zo snel mogelijk te beantwoorden. Echter, vanwege de huidige situatie met de Covid-19 uitbraak, kan het langer duren voordat we uw verzoek hebben afgehandeld. Dit komt omdat we minder personeel aan het werk hebben en nieuwe uitdagingen aan te gaan. Wees aub geduldig met ons.

 

De snelste manier voor u om contact met ons op te nemen is door ons te e-mailen information.rights@royalmail.com. (informatie.rechten@royalmail.com) We zullen dan via e-mail contact met u opnemen. We kunnen dan nog steeds enkele controles moeten uitvoeren om uw identiteit te bevestigen en uw informatie te beschermen (bijvoorbeeld, om u te vragen ons bewijs te e-mailen van uw identiteit of door u te bellen om uw gegevens te controleren).

 

10. Hoe kunt u contact met ons opnemen of een klacht indienen

Als u een vraag of klacht over Royal Mail producten of diensten heeft, neem dan aub contact op met Royal Mail Customer Services. (Royal Mail Klantendienst)

 

Als u een vraag of klacht heeft over Parcelforce Worldwide producten of diensten, neem dan aub contact op met  Parcelforce Worldwide Customer Services. (Parcelforce Worldwide Klantendienst)

 

Als u vragen heeft over uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met onze Informatie Rechten en Bestuur Team op het volgende adres.

Information Rights and Governance Team
Royal Mail Group
Pond Street
Sheffield
S98 6HR

Email: information.rights@royalmail.com (informatie.rechten@royalmail.com)

 

Onze gegevensbeschermingsautoriteit

U kunt contact opnemen met onze gegevensbeschermingsautoriteit op:

Royal Mail Group

100 Victoria Embankment

London

EC4Y 0HQ

Email: information.rights@royalmail.com (informatie.rechten@royalmail.com)

 

Uw recht om een klacht in te dienen bij het Informatie Commissaris Kantoor

Als u gelooft dat wij onze wettelijke plicten niet zijn tegemoetgekomen, dan kunt u een klacht indienen bij het Informatie Commissaris Kantoor op het onderstaande adres.

Information Commissioner’s Office

Wycliffe House

Water Lane

Wilmslow

SK9 5AF

Website: www.ico.org.uk

 

 

 

11. Website gebruik en cookies

Cookies zijn tekstbestanden die op uw computer geplaatst worden wanneer u een website of app gebruikt. Als u onze websites en apps gebruikt, dan zullen wij u vragen of u toestemming geeft voor het gebruik van cookies die informatie over u verzamelen:

  • de apparaten die u gebruikt om toegang tot deze websites en apps te krijgen, en
  • hoe u die websites en apps gebruikt (bijvoorbeeld, de pagina’s en inhoud die u heeft bekeken).

 

Het is aan u of u toestemming geeft dat wij de cookies gebruiken. Voor meer gegevens over de cookies die wij gebruiken, inclusief cookies die ons helpen met gerichte reclameboodschappen aan u, zie aub het cookies beleid op de website of app die u gebruikt.

 

12. Onze vertegenwoordiger in de Europese Unie

 

Als u in de Europese Unie bent en u graag contact wilt opnemen met onze vertegenwoordiger daar, hun naam en adres is:

 

General Logistics Solutions B.V.

Breguetlaan 28-30

1438 BC Oude Meer

Nederland.

 

 

13.  Veranderingen aan deze privacyverklaring

Wij zullen onze privacyverklaring regelmatig bekijken en alle updates op deze webpagina posten. Deze privacyverklaring was voor het laatst in December 2020 geüpdatet.

 

Engelse taal is onze daadwerkelijke privacyverklaring. De vertalingen waren voor het laatst geüpdatet in December 2020.